Oleme jaganud sinuga soovitusi ja näpunäiteid ürituste planeerimiseks ja organiseerimiseks. Sel korral otsustasime tuua ka illustreerivaid näiteid. Nagu ütleb vanasõna: pilt ütleb rohkem, kui tuhat sõna.

Kuidas valida üritusele sobiv sümboolika?

Nii kutsete, ruumikujunduse, toitlustuse kui ka kingituste valikul on oluline läbi mõelda, et nad omavahel kokku sobiksid ja moodustuks tervik. Näiteks kui sinu pulmapeo läbivaks motiiviks on sinised lilleõied, siis saad kasutada lillemotiive või sinist värvi kutsetel, pulmatordil, laudlinadel, meenetel ja ruumikujundusel ning lilleõisi ka altarile puistata.

Üks parimaid viise inspiratsiooni saamiseks on vaadata, mida teised teinud on. Lehitse erinevate ürituste pildigaleriisid ja videoid ning ammuta ideid. Enne lõpliku otsuse tegemist küsi nõu ka teistelt. Samuti ära unusta, et valitud teema ja sümboolika peavad sobituma ürituse tüübiga. Näiteks sobivad klounid ja õhupallid lapse sünnipäevapeole, mitte aga ärikonverentsile.

Läbimõeldud kutsest saab alguse ürituse õnnestumine

Tihtipeale on juba kutse kujundusest ja vormist näha, kui palju on panustatud ürituse korraldusse. Ilus ja meeldiv kutse loob sündmusest positiivse eelmulje ning tekitab ootusärevuse.

Kui ürituse külaliste arv pole väga suur, saad soovi korral kutsed ise teha. Mängida saad erinevate suuruste, materjalide, kujude, motiivide ning kaunistustega. Käsitööpoodidest ja ka supermarketite meisterdamise lettidelt leiad hulgaliselt sobivaid tarvikuid. Näiteks saad kutsete kaunistamiseks kasutada pitse, nööpe, litreid, paelu, lipsusid ja lilli. Kutsega võid kaasa panna ka väikse ürituse sümboolikaga kokku sobiva kingituse või hoopis magneti - et osaleja saaks kutse meeldetuletuseks külmkapile kinnitada. Põhjalikult läbimõeldud kutse juurde käib ka kokkusobiv ümbrik.

Suurema külaliste arvuga või meisterdamise soovi puudumisel, saad erilise välimusega kutsed tellida ka kujundusfirmast või trükikojast. Originaalset lahendust otsides ära unusta kutsele märkimast ka kogu vajalikku informatsiooni: ürituse nimi ja tüüp, toimumiskoht ja -aeg, kutsuja kontaktandmed ning tulekust teatamise aeg ja viis.

Vaata inspiratsioonigaleriid: Ürituse kutsed.

Sobiva miljöö aitavad luua hästi valitud ruumikujundus, valgustus ja dekoratsioonid

Kui ürituse temaatika on paigas ning sobiv toimumiskoht valitud, tuleb läbi mõelda, kuidas soovitud miljöö ja õhkkond luua. Abiks on lae- ja seinakaunistused, sobiv mööbel, valgustus, dekoratsioonid, sobivad nimesildid ning loomulikult ka samade värvide ning motiivide kasutamine söögi ja joogi serveerimisel.

Vaata inspiratsioonigaleriid: Ürituse miljöö ja teemapeod.

Erivalgustusega saad konverentsi- või peosaali tähtsamaid osasid ja ruumikujunduse ilusamaid detaile esile tuua. Üks lihtsamaid viise sobiva miljöö loomiseks on värvilise valguse kasutamine. Juba üksainus valguskera ruumi keskel võib ürituse õhkkonda ja meeleolu muuta.

Pööra tähelepanu valgustuse ohutusele. Enne ruumiplaani, tehnika ja valgustuse paigutuse planeerimist uuri, kui palju elektripistikuid ruumis on ja kus need paiknevad. Külaliste liikumise alale ei tohiks jääda lahtiseid juhtmeid, kuhu taha nad takerduda võivad. Samuti eelista võimalusel LED valgusteid, need kasutavad vähem energiat ja ei lähe nii soojaks.

Suure osalejate arvuga üritustel paiguta küünlad käimiskohtadest kaugemale ning kasuta võimalusel madalamaid küünlajalgu ja küünlaid, et nende ümber kukkumise oht oleks väiksem. Kui üritusele on oodata lapsi, tuleb valgustuse ohutusele erilist tähelepanu pöörata.

Vaata inspiratsioonigaleriid: Valgustus ja küünlad.

Laekaunistuste valik on lai, tuleb vaid fantaasial lennata lasta. Saad kasutada valguskerasid, õhupalle, linte ja paelu, vihmavarjusid või lilleseadeid. Originaalse kujundusega teemapidudel on lakke riputatud ka raamatuid, gloobuseid, paberlennukeid või muid nikerdisi ja esemeid.

Vaata inspiratsioonigaleriid: Laekaunistused üritusel.

Lisaks ruumi seinte ja lagede kaunistamisele ning õige valgustuse valikule, saad miljööle viimase lihvi anda sobivate nimesiltide, lilleseadete ning muude detailide ja kaunistustega. Näiteks saad mängida erinevate lillekimpude ja -vaasidega; meisterdada puidust, paberist ja plastmassist kaunistusi; kasutada õhupalle ja värvilisi linte.

Vaata inspiratsioonigaleriid: Lilled, nimesildid, dekoratsioonid.

Kui üritusele on planeeritud esinejad, presentatsioonid või auhindade üleandmine, tuleb mõelda ka lavakujundusele. Kui toimumispaigas puudub lava, võib olla vajalik ajutise lava ja lavatehnika paigaldus. Lava ning muu mööbli asetus tuleb üksteise suhtes hoolikalt läbi mõelda – kas need on sätitud niiviisi, et kõigil külalistel oleks võimalik ja mugav esinejaid kuulata?

Konverentsidel ja seminaridel on olulisel kohal lava heli- ja valgustehnika ning ekraanid presentatsioonide, videote ning miks mitte ka Twitteri säutsude jaoks.

Vaata inspiratsioonigaleriid: Tehnika ja lavakujundus.

Ilusti serveeritud toit näeb maitsvam välja

Kui ürituse toitlustust teeb catering firma, korraldavad nad toidu serveerimise ja paigutuse. Selleks, et toidud, sööginõud, salvrätikud ja muud detailid sobiksid kokku ürituse teema ning miljööga, tuleb korraldajal, ruumikujundajal ning toitlustusfirmal tihedalt koostööd teha. Näiteks saab kasutada ruumikujundusega samas toonis laudlinasid ja lauakaunistusi ning isegi snäkkide ja küpsiste valmistamisel saab sobivaid vorme ning värve valida.

Kui oled otsustanud toidud ise valmistada, leiad hulgaliselt ideid erinevatest blogidest, raamatutest ja ajakirjadest. Näiteks suupisteid tehes on põnev kasutada erinevaid motiive; sööginõud ja salvrätikud saad kokku siduda ilusate paeltega; jääkuubikuid saad teha marjade ning maitsetaimedega ja joogipudelid saad ära kaunistada.

Vaata inspiratsioonigaleriid: Toidud ja joogid üritusel.

Meened ja kingitused üritusel

Kui oled otsustanud peol, seminaril või konverentsil kingitusi jagada, vali need vastavalt ürituse külastajatele ja sündmuse iseloomule. Ärikingitust tehes on parem praktiline lahendus, isikliku sündmuse puhul võib meene olla loovam ja sümboolse tähendusega. Seejuures pea meeles, et kingitus või auhind peaks selle saajale rõõmu valmistama ja olema kergesti kaasavõetav.

Väiksema või personaalsema ürituse jaoks saad soovi korral kingitused ise valmistada, suursündmuse jaoks telli kingitused reklaamibüroost või trükikojast. Ise meisterdamisel saad lihtsa kingituse põneva pakkimisviisiga huvitavamaks muuta. Näiteks valmistab külalisele rõõmu ka meeldejäävalt pakendatud küpsise- või kommikarp. Omanäoline on ka moosipurki pistetud kingitus, näiteks võid sinna kokku panna maitsva kokteili valmistamise või koogi küpsetamise koostisosad.

Vaata inspiratsioonigaleriid: Kingitused ja meened.

Kuidas sisustada külaliste aega?

Üritusel võib olla ilus ruumikujundus, efektne valgustus ja maitsev toit – kui aga meelelahutusele ja külaliste aja sisustamisele mõeldud pole, on ürituse õnnestumine ebatõenäoline. Ühised tegevused on eriti olulised personaalsematel pidudel ja koosviibimistel, kus ei ole esinejaid ega tehta ettekandeid. Nagu ka meisterdamisel, võid mängudeks ja muudeks ettevõtmisteks rohkelt ideid leida erinevatest blogidest, foorumitest ja ajakirjadest. Firmaüritustel saad aja sisustamiseks kasutada näiteks põnevaid meeskonna tugevdamise mänge ja väljakutseid.

Vaata inspiratsioonigaleriid: Tegevused üritustel.

Kokkuvõte

Ürituse kutsete ja ruumi kujundamiseks, toidulaua meeldejäävaks katmiseks, külaliste kingitustega üllatamiseks ja neile meelahutuse pakkumiseks on palju erinevaid lahendusi. Hea viis inspiratsiooni ja ideede saamiseks on varem toimunud sündmuste galeriisid sirvida ja erinevaid blogiartikleid lugeda.

Pulmas, sünnipäevapeol või muul personaalsel üritusel saad kogu oma loovuse mängu panna ning kaunistusi ja meeneid ise meisterdada. Konverentsidel ja seminaridel jää ametlikumaks. Iga detaili valides mõtle läbi, kas see sobib ürituse iseloomu ja tüübiga. Üksikute lahenduste paikapanekut lihtsustab oluliselt ka sündmusele läbiva teema ja sümboolika valimine. Nii on sinu korraldatud ürituse üldmulje terviklik, sündmus on meeldejäävam ja hea õnnestumise korral ka teistele organiseerijatele tulevaseks inspiratsiooniallikaks