2 lisaväärtust, mis aitavad sinu sündmust paremini müüa

Teise linna või riiki üritusele minnes on osalejatel vaja lahendada kaks küsimust: kuidas kohale jõuda ja kus ööbida. Kui aitad korraldajana neid küsimusi lahendada, muudad külaliste ja esinejate üritusel osalemise lihtsamaks ja meeldivamaks. Kuigi see tähendab rohkem planeerimist ja suuremat ajakulu, võidavad kokkuvõttes nii osalejad kui korraldusmeeskond. Panime kirja, miks on ööbimise ja transpordi korraldamine lisaväärtuseks ning mida nende organiseerimisel silmas pidada.

Blogi (10)

Miks tasub majutust organiseerida?

Ööbimisvõimaluste organiseerimisega teed üritusel osalemise mugavamaks ja lihtsamaks. Teisest linnast või riigist tulevad osalejad ei pea aega kulutama sobiva hotelli leidmisele ja broneerimisele ning tõenäoliselt saavad sinu kaudu ka soodsama hinna. Kui valid ööbimiskohad ürituse toimumiskoha lähedale või hea transpordiühendusega kohtadesse, on osalejatel ka kergem kohta üles leida.

Kui kõik osalejad on ühes kohas, on sul lihtsam organiseerida toitlustust, transporti ja osalejaid vajaminevast infost teavitada. Samuti saad teha lisareklaami hotelli plakatite ja muude reklaammaterjalide ülespanekuga. Ilma et osalejad kuhugi minema peaksid, saad ööbimiskohas korraldada ka osalejate registreerimise, reklaamkingituste väljajagamise jne.

Kui mitmepäevasel üritusel osalejad on kõik ühes hotellis või muus majutusasutuses koos, on neil lihtsam sündmuse kohta lisainformatsiooni saada, teiste osalejatega suhelda ning uusi kontakte luua. Nii ei alga ja lõpe paljude osalejate jaoks konverents või muu üritus mitte toimumiskohta, vaid hotelli, saabumise ja sealt lahkumisega.

Ühelt poolt aitab majutusvõimaluste organiseerimine rohkem pileteid müüa, teiselt poolt on kliendid rahulolevamad ja lõppkokkuvõttes üritus paremini õnnestunud.

Millised võimalused on ööbimise organiseerimiseks?

Üritusel osalejate majutamise võimalused võib jagada neljaks:

  • Osalejad organiseerivad ise – sedasi on korraldajal vähem lisatööd, täiendavaid kulusid ja ka abipersonali vajadus väiksem. Samas kaob ära müügiargument, lisareklaamimise võimalus ja ka osalejad võivad korraldusega rahulolematud olla.
  • Soovitad erinevaid majutusasutusi – valid välja ürituse toimumiskohta arvestades parimad majutusasutused, teavitad osapooli ja jätad broneerimise külaliste enda teha.
  • Pakud soodustust majutuse broneerimisel – teed kokkulepped sobivate hotellidega. Seejuures võib broneeringute tegemine nii sinu kui külaliste enda kanda jääda.
  • Ööbimine on juba ürituse pileti hinnas – organiseerid majutuse ja lisad kulu osalustasule. Hind peaks kokkuvõttes olema soodsam, kui majutus ja ürituse pilet eraldi ostes.

Miks on transpordi korraldamine kasulik?

Võõrasse linna üritusele minnes on ikka oht ära eksida. Kui üritusel osalejad toimumis- või majutuskohta üles ei leia, algab üritus nende jaoks negatiivse kogemusega. Samuti kulutab ära eksinud osalejate abistamine sinu ja korraldusmeeskonna väärtuslikku aega.

Nagu ka majutuse organiseerimisega, annab transpordi korraldamine sulle võimaluse lisarekaami tegemiseks ja külaliste informeerimiseks. Samal ajal saavad osalejad bussiga sõites aega ja raha säästa ning uusi kontakte luua – nende jaoks on üritusel osalemine lihtsam ja mugavam.

Kui majutuskohti on mitu, siis on tihtipeale optimaalne organiseerida ajutine bussiliin, mis sõidab kindlatel kellaaegadel hotellide ja ürituse toimumiskoha vahet. Nii on osalejatel kergem orienteeruda ja ka sinul muretsemist ära eksinud või teejuhatust küsivate inimeste tõttu vähem.

Kõigile osalejatele transpordi organiseerimine on pigem levinud suurtel mitmepäevastel üritustel, võõrasse linna tuleva artisti või esineja transportimine on aga iseenesest mõistetav ka lühemate sündmuste puhul. Olukord, kus saalitäis inimesi ootab konverentsil esinejat või laval üles astuvat bändi, võib rikkuda kogu ürituse. Kui organiseerid nii esinejatele kui korraldusmeeskonnale transpordi, võid olla üpris kindel, et kõik jõuavad igale poole õigeks ajaks ning ürituse korraldamine sujub paremini.

Transpordi korraldamisega säästad aega ka selle arvelt, et ei pea organiseerima parkimisvõimalusi. Külalistel on lihtsam üritusele tulla, nad ei pea muretsema parkimiskohtade otsimise pärast ja saavad keskenduda sündmuse nautimisele. Kui aga üritusele on oodata ka autoga osalejaid, organiseeri parkimiskohad või paku välja sobivad parklad. Näiteks linnast väljas toimuvatel maaüritustel võid ajutise parkla teha muruplatsile, kuid sel juhul peaks parkimise korraldamiseks olema eraldi abitöölised, kes autosid juhatavad ja vajalikke linte ning poste paigaldavad.

Millised võimalused on transpordi organiseerimiseks?

Kui proovid korraldajana ise kogu vajaliku inventari transportida ja olulised inimesed punktist A punkti B viia, siis jäävad tõenäoliselt olulisemad asjad tegemata. Üldjuhul on mõistlik neid ülesandeid täitma valida keegi korraldusmeeskonnast, palgata eraldi autojuht või leida sobiv transpordipartner.

Erinevad võimalused transpordi organiseerimiseks on järgmised:

  • Uber ja Taxify – näiteks võid osalejatele jagada voucher’eid. Tõenäoliselt liiga kulukas kõigile pakkumiseks, küll aga sobiv esinejatele ja VIP-pileti soetanutele.
  • Kindel taksopartner – lihtsam taksot tellida ja lisaks on firmas töötavad taksojuhid kursis ürituse toimumiskoha ja hotellide asukohtadega.
  • Bussifirmad – saad rentida erineva suurusega busse nii esinejate, teenindava personali kui ka osalejate transportimiseks. Võimalik nii ühekordne vedu kui ka kindlate marsruutide paikapanek terve ürituse ajaks.
  • Ühistransport – näiteks kui otse hotelli eest läheb trammi- või bussiliin hotelli, saad jagada osalejatele ühistranspordi piletid. Suurema ürituse korral on kokkuleppel kohaliku ühistranspordi korraldajaga võimalik käima panna ka lisabussid ning need vastavalt osalejate jaoks tähistada.
  • Palgatud autojuhid – sõidutavad olulisemaid esinejaid ja külalisi.

Transpordipartneriteks soovitame järgmisi ettevõtteid:

  • Uff Konsult OÜ – Pöffi, Tallinn Music Weeki ja paljude teiste festivalide logistika- ja transpordipartner;
  • OÜ Arvald Grupp – enamus Live Nation Estonia korraldatud ürituste transpordipartner. Arvald Grupi juhist Valdur Vahtrest ilmus hiljuti ka Äripäevas artikkel, kust leiab muu hulgas ka soovitusi ürituse korraldajale.

Kokkuvõte

Peaaegu kõik üritused hõlmavad majutuse ja transpordi organiseerimist, kui mitte kõigile osalejatele, siis esinejatele ja teenindavale personalile. Kui organiseerid majutuse ja transpordi, on üritusel osalemine lihtsam ja mugavam, külalised saavad hõlpsamini uusi kontakte luua ning on kokkuvõttes korraldusega rahuolevamad. Kuigi see tähendab rohkem planeerimist ja nõuab lisaressursse, on pakutav transport ja majutus lisa müügiargumendiks ning suurendab üldjuhul üritusel osalejate arvu. Kui kõik osalejad ööbivad ühes kohas ja liiklevad samade transpordivahenditega, saad teha ka lisareklaami ning kergemini kõigile osalejatele ja esinejatele vajalikku informatsiooni jagada.