Olgu ürituseks konverents, seminar, koolitus või kontsert, on edukas piletite müük sündmuse õnnestumise aluseks. Panime kirja 10 küsimust ja vastust, mis on abiks piletimüügi tulu suurendamiseks ja tehnilise poole korraldamiseks.

1.Millal alustada piletite eelmüügiga?

Ühtset reeglit piletite müügiga alustamiseks pole, eelkõige sõltub see ürituse kommunikatsiooniplaanist ja sellest, kui palju pileteid müüki läheb. Mida suurem üritus ja rohkem osalejaid oodata on, seda varem tasub alustada. Näiteks suurkontsertide piletid pannakse müüki tavaliselt pool aastat või rohkemgi enne nende toimumisaega.

Piletite eelmüügiga alustatakse tavaliselt:

• pärast seda, kui ürituse peaesinejalt on kinnitus saadud;
• enne pühasid või tähtpäevi – näiteks pannakse palju pileteid müüki enne jõule, emade- ja isadepäeva jne, sest sündmuse pilet on populaarne kingitus.

2. Kuidas määrata piletite hind?

Piletite hinna määramisel arvesta ürituse eelarve ja planeeritud publiku suurusega. Samuti tutvu turul toimuvaga ja uuri, palju maksavad sarnaste ürituste pääsmed. Tõenäoliselt tuleb eelarve ja osalejate arvu järgi arvutatud pileti maksumus sarnane konkureerivate ürituste hindadega.

Kuigi odavam piletihind tähendab üldjuhul rohkem osalejaid, paneb tavaliselt eelarve alghinna paika. Kui aga üritus rahvale huvi ei paku, siis ei suurenda osalejate arvu ka soodne pilet.

3. Kuidas korraldada piletite eelmüük?

Piletid võid müüki panna korraldaja/ürituse kodulehele – kui veebilehel veel vastavat süsteemi loodud pole, on vaja teha arendustöid ning kokkulepped sõlmida ka pangalinkide lisamiseks.

Teine variant on piletite müügiks kasutada Piletilevi või muid vahendusplatvorme. Sellega kaasnevad vahendustasud, kuid positiivse poole pealt on need platvormid ka reklaamikanaliks. Väga populaarsete või väljakujunenud osalejaskonnaga ürituste puhul on võimalik hakkama saada ka vahendusteenusteta, kuid uute ja tundmatute sündmuste puhul on soovitav piisava tähelepanu saamiseks siiski vahendajaid kasutada. Lisaks reklaamile nende müügikanalites, on võimalik osade vahendusplatvormide kaudu soodushinnaga reklaami ka muudesse kanalitesse osta.

Võimalus on ka mõlemat varianti kombineerida: müüd pileteid ettevõtte kodulehel ja ka kohapeal (mille eest vahendustasu maksma ei pea) ning samal ajal kasutad ka Piletilevi või muu vahendaja teenuseid.

Lisaks Piletilevile saad kasutada ka „uue aja” piletimüügi vahendajate teenuseid. Nende kaudu ürituse pileteid soetades saavad ostjad boonusena ka mingi toote või teenuse. Näiteks saavad külastajad kontserdipiletiga kaasa artisti plaadi, ööklubisse sissepääsu soetajad hinna sees ka tervitusnapsu ja suupisted või kontserdikülastajad artistiga koos sauna minna.

Piletimüügi vahendusplatvormid

• Piletilevi
• GateMe
• 311.ee
• Hooandja
• Fienta

4. Mida on vaja piletite müügiks ürituse toimumiskohas?

Ürituse toimumiskohas piletimüüki korraldades pane eelkõige rõhku turvalisusele. Hoolitse selle eest, et sularaha oleks kuhugi ära panna ja keegi valvaks seda kogu aeg. Mõtle läbi ka see, kes kogunenud sularaha ära viib ja panka või seifi paneb. Sularaha transportimise võimalust pakuvad ka osad turvafirmad.

Suurema ürituse puhul võiks piletimüügi jaoks eraldi punkt olla. Kui selle jaoks eraldi väikest hoonet või varjualust pole, saad paigaldada telgi või mitte esinduslikul üritusel müüa pileteid lausa autost. Viimane on pigem algeline lahendus ja suurtel üritustel kohtab sõidukist piletite müüki harva.

Müügitulu ja osalejate rahulolu aitab suurendada ka kohapealne kaardimakse võimalus. Üha enam külastajaid eelistab kaardiga maksta ning tänu kiirele tehnoloogia arengule on selle teostamine korraldajatele ka aina lihtsam. Kui otsustad erinevatel põhjustel kaardimakse võimalust mitte pakkuda, teavita sellest juba üritust reklaamides (sündmuse kodulehel/plakatil). Ainult sularahas tasumise võimalus peaks koheselt nähtav olema ka sündmusele saabujatele – et inimesed ei saaks piiratud maksevõimalustest teada alles pärast pikka järjekorras seismist.

5. Kuidas korraldada piletite kontrollimine sissepääsu juures?

Piletite kontrollimiseks kasutatakse aina enam digitaalseid skannereid. Kaasaegne süsteem annab reaalajas hea ülevaate osalejate arvust ning järgmise ürituse planeerimisel on abiks ka külastajate statistika.

Digitaalne piletikontroll töötab üle interneti, mistõttu on soovitav organiseerida tagavara wifi-võrk või alternatiivne piletite kontrollimise süsteem. Arvesta ka sellega, et kõik osalejad ei pruugi tulla väljaprinditud pääsmetega – seega tuleb kontrollijatele näidata, kuidas skaneerida piletit ka telefonist või muust nutiseadmest. Näiteks on pileti ekraanilt skaneerimine raskendatud ereda päikesevalguse käes.

Kui digitaalseid lahendusi mitte kasutada, võivad kontrollijad pääsme märgistamiseks näiteks pileti augustada või sealt osa ära rebida. Osalejate arvust ülevaate saamiseks saab need rebitud osad alles hoida ja hiljem loendada. Siinkohal on oluline varuda mingi tops, anum või kott, kuhu piletikontrollijad pääsmete eemaldatud osad jooksvalt panna saaksid.

Kui ürituse iseloom võimaldab osalejatel vahepeal toimumispaigast väljas käia, näiteks mitmepäevastel üritustel, on ka selleks eraldi süsteem vaja luua. Lahendusena võivad piletikontrollijad osalejatele anda käepaelad. Samuti peaks pikkade järjekordade korral olema lisa vahekäik selleks, et osalejad saaksid vabalt sisse ja välja käepaeltega liikuda ning ei peaks teiste järel ootama.

6. Mida vajavad piletimüüjad ja -kontrollijad?

Piletimüüjad ja -kontrollijad on tavaliselt üritusele saabujate esimeseks kontaktiks, seega esitatakse neile tihtipeale küsimusi kava, esinejate ja muu korraldusliku poole kohta. Seega anna neile kogu vajalik informatsioon ning nende töö lihtsustamiseks paigalda kava sissepääsu juurde, et töötajad saaksid küsimuste korral osalejaid suunata lisa lugema ning järjekord ei hakkaks küsimuste tõttu venima.

Eestis toimuvatel kontsertidel, konverentsidel ja muudel üritustel käib aina rohkem osalejaid ka välismaalt, seega on oluline, et piletimüüjad ja -kontrollijad oskaksid ka inglise keelt. Kasuks tulevad ka baasteadmised vene ja soome keelest.

Kui piletite müük ja kontrollimine toimub väljas, võiks töötajatel olla varjualune ning nagu ka garderoobiteenindajate puhul, mõtle läbi töötajatele puhkepauside võimaldamine.

7. Miks on vajalik piletite arvu piiramine ja osalejate loendamine?

Piletite arvu piiramine eelmüügis on vajalik, et võimalikult paljudel inimestel oleks võimalus pilet algse hinnaga soetada. Suurkontsertide puhul on ette tulnud juhtumeid, kus keegi ostab näiteks 1000 piletit ja müüb hiljem neid kallimalt edasi. Sellise olukorra vältimiseks piira korraga müüdavate piletite hulka.

Osalejate loendamine annab hea ülevaate ürituse õnnestumisest ja on heaks aluseks tulevikus sama ürituse veelgi paremaks korraldamiseks. Osalejate statistika on abiks ka järgmisele üritusele sponsorite leidmisel.

Külalistest hea ülevaate saamiseks saad kasutada ka erinevaid rakendusi, näiteks koguvad üha enam populaarsust Attendium, zkipster ja snafflz.

8. Millal on mõistlik piletite müük soodushinnaga?

Kui eelarves on puudujääk ja palju pileteid on veel müümata, võib mõni päev enne ürituse algust piletite hinna langetamine vajalik olla, kuid üldiselt on parem sellist olukorda vältida. See tekitab pahameelt nendes klientides, kes on pileti täishinnaga soetanud. Samuti võivad inimesed tulevikus samalaadsetel üritustel täispileteid vähem soetada ja soodustust ootama jääda.

Kui plaanid soodushinnaga pileteid müüa, siis enamlevinud on süsteem, kus piletid on alguses soodsamad ja mida lähemal ürituse toimumisajale, seda kallimaks need muutuvad. Soodushind paneb inimesi varakult üritusel osalemise osas otsust langetama ning lihtsustab su elu sündmuse korraldajana.

9. Kuidas VIP-pakettide ja loosimistega piletimüügi tulu suurendada?

VIP-piletid on korraldajatele mugav käibe suurendamise viis ning tihtipeale müüakse need kiiresti välja. VIP-piletiga saavad osalejad tavaliselt paremad parkimiskohad, ligipääsu VIP-alasse, soodsamad istekohad, autogrammi esinejalt või muud hüved. Enamasti on VIP-piletitel arvuline piirang, et säiliks nende eksklusiivsus ja jääks piisavalt ruumi ka tavahinnaga pileti soetanud osalejatele.

Loosimised ja „jaga ning võida” sotsiaalmeedia kampaaniad on hea viis üritusele lisatähelepanu saamiseks ja huviliste kaasamiseks. Kui välja loositakse lisaks tavapiletitele ka vip-pakette, suurendab see kampaania levikut veel.

10. Millele veel tähelepanu pöörata?

Ürituse lõppedes tuleb korraldajal piletite pealt riigile maksud tasuda. Eestis on meelelahutusüritustel käibemaksumäär 20%.

Kui ürituse peaesineja ei saa tulla või ilmnevad muud takistused ja üritus jääb ära, on vajalik organiseerida piletiraha tagastamine. Selleks, et Piletilevi ja muud vahendajad seda teeksid, tuleb korraldajatel Piletilevi ja muude vahendajatega selleks eraldi kokkulepped sõlmida. Ürituse ärajäämisel on väga oluline sündmuse kodulehel ja muudes kanalites pääsme soetanud inimesi teavitada.

Kokkuvõte

Piletite müük toob suure osa ürituse eelarvest ning on aluseks ürituse õnnestumisele. Et piletimüük oleks edukas, mõtle sellele võimalikult varakult. Hästi ajastatud eelmüügiga alustamine, VIP-paketid, loosimised ja kampaaniad aitavad piletimüügi tulu suurendada. Kui kasutad Piletilevi või muude vahendajate teenuseid, on üritus laiemalt kajastatud ja piletid lihtsasti kättesaadavad, kuid seejuures tuleb maksta vahendustasu ning lisaks läheb osa piletitulust ka maksudeks. Ürituse taaskorraldamise ja kokkuvõtete tegemise lihtsustamiseks ära unusta osalejaid loendada. Viimase muudavad lihtsamaks digitaalne piletite skaneerimine ja erinevad rakendused nutiseadmetele.